Moni ajattelee varmuuskopioita vasta silloin, kun jotain on jo mennyt pieleen. Päivitys rikkoo sivuston, kannettava tietokone hajoaa tai tiedosto poistuu vahingossa. Silloin ratkaisee, onko tuoreesta versiosta tallessa kopio. Verkkosivujen ja työtiedostojen varmuuskopiointi ei ole vaikeaa, kun sen suunnittelee kerran kunnolla ja tekee siitä rutiinin.
Mitä verkkosivuista pitää varmuuskopioida?
Verkkosivusto koostuu yleensä useammasta osasta, ja kaikki niistä kannattaa ottaa talteen:
- Tiedostot: sivuston koodi, teema, kuvat ja muut ladatut tiedostot.
- Tietokanta: julkaisualustoilla tekstit, sivut, käyttäjät ja asetukset ovat usein tietokannassa eivätkä tiedostoissa.
- Asetukset ja tunnukset: palvelimen ja verkkotunnuksen asetukset, lisäosien lisenssit ja tärkeimmät konfiguraatiotiedostot. Säilytä tunnukset turvallisesti, esimerkiksi salasanojen hallintaohjelmassa.
- Alkuperäiset materiaalit: kuvien ja logojen alkuperäiset tiedostot sekä tekstiluonnokset.
Monet palveluntarjoajat tekevät sivustoista automaattisia varmuuskopioita. Tarkista silti, kuinka usein kopio tehdään, kuinka kauan sitä säilytetään ja miten palautus tapahtuu. Kopio, jota et itse pysty hakemaan, ei aina auta kiireellisessä tilanteessa.
3-2-1-sääntö on hyvä lähtökohta
Yleisesti käytetty muistisääntö on niin sanottu 3-2-1-sääntö. Siinä tiedoista on kolme kopiota, ne ovat vähintään kahdella eri tallennusvälineellä ja yksi kopio on fyysisesti eri paikassa.
Käytännössä tämä voi tarkoittaa sitä, että alkuperäiset tiedostot ovat tietokoneella, yksi kopio on ulkoisella kovalevyllä ja yksi pilvipalvelussa. Jos tietokone hajoaa, kovalevy pelastaa, ja jos kotiin tai toimistoon sattuu vahinko, pilvessä oleva kopio on tallessa.
Ulkoisen levyn tai USB-tikun valinnassa kannattaa kiinnittää huomiota tallennustilaan, nopeuteen ja salausmahdollisuuteen. Jos levyllä on asiakkaiden tietoja, salaus on erityisen tärkeä. Vaihtoehtoja löydät kategoriasta tallennustarvikkeet.
Tee varmuuskopioinnista rutiini
Paraskin suunnitelma on hyödytön, jos sitä ei noudateta. Tee näin:
- Automatisoi kun voit. Ajasta varmuuskopiot tapahtumaan automaattisesti, esimerkiksi joka yö tai kerran viikossa.
- Ota kopio ennen jokaista päivitystä. Kun päivität julkaisualustaa, teemaa tai lisäosia, ota ensin käsin kopio. Jos päivitys rikkoo sivun, palaat edelliseen versioon nopeasti.
- Merkitse päivämäärä. Nimeä varmuuskopiot niin, että päivämäärä näkyy. Näin oikea versio löytyy helposti.
- Säilytä useampi versio. Jos virhe huomataan vasta viikkojen päästä, pelkkä eilinen kopio ei riitä.
Älä unohda työtiedostoja
Verkkosivujen lisäksi samaan suunnitelmaan kannattaa ottaa muut työn kannalta tärkeät tiedostot: tarjoukset, sopimukset, kirjanpitoaineisto, asiakkaiden aineistot ja sähköpostin tärkeimmät liitteet. Moni yrittäjä säilyttää näitä vain yhden tietokoneen työpöydällä. Jos kone varastetaan tai se hajoaa, menetys voi olla suurempi kuin sivuston kaatuminen. Kokoa tärkeät kansiot yhteen paikkaan, niin niiden varmuuskopiointi on helppo automatisoida.
Testaa palautus
Varmuuskopion arvo mitataan vasta, kun sitä tarvitaan. Siksi palautus kannattaa testata etukäteen. Kokeile palauttaa sivusto testiympäristöön tai palauta yksittäinen tiedosto ulkoiselta levyltä. Näin varmistat, että kopio on ehjä ja tiedät, miten toimia, kun hätä on oikeasti päällä.
Kirjaa palautusohjeet ylös lyhyesti ja säilytä ne paikassa, josta löydät ne myös silloin, kun sivusto ei toimi. Paperinen muistilista kansiossa voi olla yllättävän hyödyllinen.
Varmuuskopio osana sivuston ylläpitoa
Varmuuskopiointi kuuluu samaan kokonaisuuteen kuin päivitykset, tietoturva ja sisällön ylläpito. Jos suunnittelet uutta sivustoa, ota varmuuskopiointi mukaan jo suunnitteluvaiheessa. Lue lisää sivumme kohdasta verkkosivujen suunnittelu.
Kun varmuuskopiot ovat kunnossa, voit päivittää ja kehittää sivustoa huoletta. Pahimmassakin tapauksessa menetät vain hetken työn, et koko sivustoa.